Het RSVZ en covid
Het RSVZ en covid
Op 13 maart 2020 valt de beslissing van de regering: België gaat in lockdown. Om zijn opdracht te kunnen blijven vervullen en tegelijkertijd aan de regeringsmaatregelen te voldoen, breidt het RSVZ de praktijk van het telewerken maximaal uit. Tijdens de maand maart 2020 is 86,06% van het RSVZ-personeel voor 100% in telewerk. 8,29% van het personeel telewerkt minder dan 100% omwille van verplichte permanentie (postverwerking, kennisgeving van pensioenbeslissingen, enz.). En slechts 5,65% van de medewerkers telewerkt niet omdat hun takenpakket dit niet toelaat (schoonmaakpersoneel, postbeheer, enz.).
Deze "veralgemening" van het telewerk wordt mogelijk gemaakt door de gebruikte technologie, maar ook door de structurele praktijk van telewerk binnen het RSVZ sinds januari 2014. "Het voordeel van de manier waarop het RSVZ zijn informaticasysteem heeft opgezet, is dat elke medewerker die een account heeft, op afstand kan inloggen. Vanaf dag 1 van de lockdown maakte Citrix het dus voor iedereen mogelijk om te telewerken", verklaart Bertrand Turneer, verantwoordelijke van het operationeel team van de dienst Informatica. "Het benodigde materiaal voorzien, was het enige dat nog moest gebeuren. Veel medewerkers telewerkten al vóór de crisis. Zij hadden dus al het geschikte materiaal. De anderen konden in eerste instantie via hun eigen materiaal inloggen. Ze hoefden alleen maar enkele instructies te volgen."
De eerste maand is het, zoals overal, een wedren om op de tientallen vragen en verzoeken om materiaal in te gaan. "Gewoonlijk krijgen we bij de Helpdesk ongeveer 600 oproepen per maand. In maart 2020 waren dat er meer dan 1000", vertelt Bertrand Turneer. "Het is duidelijk dat het enkele weken alle hens aan dek was, maar we hebben onmiddellijk werkprocedures ingevoerd. Het team bleef hecht, we hebben elkaar echt geholpen. " Om aan de vraag te voldoen, wordt al het stockmateriaal gebruikt, alsook het materiaal voor de geplande vernieuwing van een deel van het informaticapark (uitgesteld tot later). Vervolgens wordt, aangezien in de kantoren voor social distancing moet worden gezorgd, ook het materiaal op de plaatsen die tijdelijk buiten gebruik zijn, gerecupereerd en ter beschikking van de personeelsleden gesteld. Er zijn ook extra verzoeken, zoals telefoons voor de medewerkers van het callcenter.
Het werken op afstand vergemakkelijken
Software zoals Jabber en Webex, die chatten en virtueel vergaderen mogelijk maken en zo een betere communicatie tijdens het werken op afstand ondersteunen, worden aan het begin van de crisis geïntroduceerd. In totaal zullen er in 2020 meer dan 9400 virtuele vergaderingen plaatsvinden.
Tegelijkertijd houdt het RSVZ rekening met het welzijn van het personeel. Philippe Defraene, verantwoordelijke van de preventiedienst van het RSVZ, blikt terug op de belangrijkste maatregelen die voor de medewerkers werden ingevoerd: "Het verbinden van het welzijn van de medewerkers met de continuïteit van de diensten was een prioriteit. In de kantoren hebben we de hygiënische kwaliteit van de infrastructuur zo goed mogelijk in stand gehouden en hebben we de verspreiding van het virus beperkt. We hebben ook geprobeerd om het isolement van sommige collega's in telewerk te verlichten door hen een contact voor te stellen met de maatschappelijk assistenten, de vertrouwenspersonen en de preventieadviseurs. Ergonomisch advies voor de inrichting van de werkpost thuis werd verspreid, en op verzoek werd hulp op afstand verleend. En omdat het niet langer mogelijk was om te ontspannen in het gezelschap van collega's, werden er verschillende keren per maand yogaflashes onder de medewerkers verspreid, zodat ze aan relaxatie konden doen."
Op weg naar het "nieuwe normaal"
In oktober 2020 werd, behalve uitzondering, telewerk bij ministerieel besluit verplicht om de verspreiding van het virus in te dammen. Deze maatregel liep tot eind 2020 en zelfs daarna.
Dergelijke veranderingen in de manier van werken zullen een impact hebben bij een toekomstige terugkeer naar een normale situatie. Vanaf 1 september 2020 heeft de Directieraad van het RSVZ aan de personeelsleden die voltijds werken trouwens de mogelijkheid geboden om maximaal 3 dagen per week flexibel te telewerken. Deze regel zal ook na de gezondheidscrisis van toepassing blijven en zal op termijn toelaten om de logistieke capaciteit en het aantal verplaatsingen voor de medewerkers te verminderen. Verder zijn de agility waarvan alle personeelsleden blijk hebben gegeven en de versnelling van de digitalisering met de creatie van onlineformulieren, slechts enkele voorbeelden van deze nieuwe werkwijzen die in 2020 zijn ontstaan en die, zodra de situatie weer normaal is, deel zullen uitmaken van ons dagelijks leven.
43.385 oproepen in 2020, 82 gemobiliseerde sociaal inspecteurs en controleurs, 5.634 oproepen op 18 maart 2020 alleen al, …. Duizelingwekkende cijfers van het callcenter Corona, het gratis nummer dat door het RSVZ...
Iedereen ziet de regeringsmaatregelen en de toegekende rechten… En dan is er het werk achter de schermen om ervoor te zorgen...
Het doel van alle coronamaatregelen die door de regering werden genomen, was het ondersteunen van de zelfstandigen. Naarmate de crisis evolueerde, werden de ondersteuningsmaatregelen aan de noden van de zelfstandigen aangepast...
Isabelle Duroy, die de leesbaarheid van de documenten bij de Nationale Hulpkas, het socialeverzekeringsfonds van het RSVZ, opvolgt, blikt terug op het dagelijks leven van de medewerkers van de Hulpkas in 2020.
In 2019 werd op het RSVZ de Agile-werkmethode uitgerold. Zo willen we de zelfstandigen een dienstverlening aanbieden die gericht is op oplossingen en tegelijkertijd de meest aangewezen en doeltreffendste manier vinden voor de medewerkers van het RSVZ om hun taken uit te voeren.