T'TRIS
De nieuwe organisatie-structuur van het RSVZ - T'tris
We leven in een VUCA-wereld (Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous) waar oplossingen vinden om aan de behoeften van de zelfstandigen tegemoet te komen een absolute noodzaak is. Daarom implementeren we een nieuwe organisatiestructuur: T'tris. De doelstelling van T'tris? De werklast gelijkmatig verdelen over de dossierbeheerders.
Op dit ogenblik beschikt het RSVZ over een centraal bestuur in Brussel, waar de ondersteunende diensten zijn samengebracht, en 12 gewestelijke kantoren, die de dossiers van de zelfstandigen behandelen. De dossiers worden verdeeld over de verschillende gewestelijke kantoren volgens de woonplaats van de zelfstandigen. Bij deze traditionele manier van werken zijn een aantal bottlenecks opgedoken. Sommige gewestelijke kantoren kreunen onder een hogere werklast en een ontoereikende personeelsbezetting bij piekmomenten. Het aantal te verwerken dossiers verschilt namelijk sterk van kantoor tot kantoor. Deze ongelijke werklast brengt heel wat risico's met zich mee: verminderde klanttevredenheid, stress voor het personeel, of nog, een starre organisatie.
Een nieuwe structuur die inspeelt op de behoeften van de zelfstandigen
Daarom zijn we gestart met het ontwikkelen van T'tris. Deze nieuwe organisatiestructuur laat toe om de werklast computergestuurd en gelijkmatig te verdelen over de dossierbeheerders van alle gewestelijke kantoren. In de toekomst zullen de dossiers van de verschillende diensten (Verplichtingen, Nationale Hulpkas en Pensioenen) per taal verwerkt worden, en dus niet langer per provincie, en verdeeld worden volgens het aantal beschikbare voltijdse equivalenten. Met T'tris willen we dus:
- het werk billijk verdelen over de dossierbeheerders, met de steun van een team van reviewers,
- meer uniformiteit bieden binnen alle kantoren,
- een betere samenwerking en een groter samenhorigheidsgevoel verwezenlijken door een betere werkverdeling,
- een soepelere en aangenamere bedrijfscultuur creëren.
Waarom T'tris?
De projectnaam T'tris vertegenwoordigt het veranderingsproces en bestaat uit 3 delen:
- de T van Together,
- de "tris" van drie talen (Nederlands, Frans en Duits),
- het toegevoegde accent beklemtoont de synergie tussen beide.
Het is een speelse verwijzing naar het populaire puzzel- en computerspel. Als de blokken geen lijn meer kunnen vormen, stapelen ze zich steeds hoger en hoger op en is er geen ruimte en tijd meer om de blokken te draaien. Een symbool voor de werklast, als die niet gelijkmatig verdeeld is. Er worden dan fouten gemaakt en de dienstverlening aan de klant lijdt daaronder. Voor het RSVZ staat een horizontale lijn die met succes werd gevormd, voor het wegwerken van de hiaten in de werkverdeling. De kleuren van de blokjes staan dan weer voor de talrijke werknemers. Het roteren, tot slot, voor de Agile-methode: eenvoudige oplossingen zoeken voor hindernissen.
Ontdek meer projecten
Agile werken impliceert flexibiliteit van tijd en plaats en is meer dan enkel werken op een...
De Agile werken is een nieuwe manier van werken die een mentaliteitswijziging...
Klantvriendelijkheid en oplossingsgerichtheid staan hoog in het vaandel bij de administratie die de...
Onze ambassadeurs hebben meer dan 100 Agile verbeterings-ideeën ingediend. Al deze ideeën hielden een bijzondere...
Een RPA (Robotic Process Automation) laat toe om bedrijfsprocessen te...