Agile werken op het RSVZ

Klantvriendelijkheid en oplossingsgerichtheid staan hoog in het vaandel bij de administratie die de sociale zekerheid van de zelfstandigen beheert. Door Agile te werken willen we nog meer tegemoet komen aan de behoeften van zelfstandigen en hun dossiers nog efficiënter beheren.

Onze wereld verandert heel snel en in alle opzichten. Hoe we in de toekomst zullen communiceren, produceren, samenwerken, beslissingen nemen, ..., kunnen zelfs de beste wetenschappers en futurologen ons niet exact vertellen. Wel is het overduidelijk dat het aanpassingsvermogen van mensen en organisaties onder druk staat.

In 2013 voerden we op het RSVZ de New Way of Working in. Zo willen we binnen onze organisatie flexibiliteit, autonomie, responsabilisering en een resultaatgerichte cultuur ontwikkelen. Die change betekende een eerste manier om op de Agile-trein te stappen. Maar onze ambitie gaat verder dan dat.

De "Ronde van België" van Anne Vanderstappen

Onze administrateur-generaal bezocht in 2019 alle kantoren en diensten om met hen te reflecteren over de snelle evolutie van de wereld en de uitdagingen die ons te wachten staan. Die ontmoetingen waren een gelegenheid om uit te leggen hoe Agile werken op het RSVZ kan worden geïmplementeerd.

Anne Vanderstappen heeft ons ervan overtuigd:

dat Agile werken staat voor sneller, creatiever en flexibeler zijn,
dat ook kleine ideeën veel kunnen betekenen voor onze organisatie,
dat de kern van Agile werken erin bestaat om het werk in kleine stukjes onder te verdelen. Door Agile te werken spoor je de fouten vroeger op en kan je sneller bijsturen in het proces,
dat Agile werken alle medewerkers de gelegenheid biedt om concrete oplossingen voor te stellen voor problemen die ze in hun dagelijks werk tegenkomen.

Met andere woorden: Agile werken is een hefboom om oplossingsgericht te zijn.

Implementatie van Agile werken op het RSVZ

De mentaliteit wijzigen en focussen op oplossingsgericht werken, vergt tijd en vraagt dat elke medewerker actor wordt en niet langer enkel uitvoerder. We ondernamen verschillende acties om vanuit het RSVZ de Agile mindset uit te dragen:

75 ambassadeurs: Ze zijn een belangrijke troef gebleken. De ambassadeurs zorgen voor een krachtige ‘wind of change’ die anderen ook aanzet en inspireert tot verandering. Dankzij hun dagelijks dynamisme op het terrein en hun Agile creativiteit, is het RSVZ meer dan ooit innovatief, performant en klaar voor de toekomst.
Opleidingen: Via opleidingen reikten we de ambassadeurs tools aan om ideeën en oplossingen voor problemen te vinden tijdens de vergaderingen binnen hun diensten, maar ook om die vergaderingen efficiënter te maken.
Een mailbox: We richtten een elektronische brievenbus op waar alle medewerkers hun Agile ideeën kunnen indienen. Het gaat steeds om oplossingen voor hindernissen die zich binnen onze organisatie voordoen. De medewerkers, samen met hun ambassadeurs, hebben meer dan 100 inspirerende Agile voorstellen geformuleerd, gaande van een vereenvoudiging van een bestaand werkproces tot een algemene incentive.
Een board: Een beslissingsboard bestaande uit 21 ambassadeurs bespreekt maandelijks alle ingezonden ideeën, alvorens ze aan de Directieraad voor te leggen. Veel voorstellen kregen al een GO en zijn momenteel in ontwikkeling.
Een platform op het intranet: Dit platform bevat een lijst van de ontvangen ideeën, met hun stand van zaken.

Om de koudwatervrees van onze medewerkers voor de Agile mindset volledig weg te nemen, gaan we stap voor stap te werk en vieren we onze successen, onder andere door het realiseren van de Agile voorstellen. De kleine en tussentijdse successen overtuigen onze teams van de meerwaarde van de verandering.