Een ontmoeting met 3 Agile ambassadeurs

De Agile werken is een nieuwe manier van werken die een mentaliteitswijziging vraagt. 75 personeelsleden, verspreid over onze verschillende kantoren, ondersteunen dit grootschalig project als ambassadeur. Een ontmoeting met drie van hen.

Michèle Van de Gaer

Dossierbeheerder, dienst Vennootschappen, Brussel

Wat is jouw rol als Agile ambassadeur?

In de eerste plaats wou ik de collega's bewust maken van deze kans: ze kunnen hun stem laten horen en een Agile voorstel lanceren om ervoor te zorgen dat een werkproces soepeler, sneller en flexibeler verloopt.

Verandering wordt niet langer opgelegd, maar wordt door de mensen op het terrein zelf voorgesteld.

Welk voorstel kunnen we indienen? Hoe kunnen we het vorm geven? Via welke denkpistes kunnen we het concreet maken en welke middelen zijn daarvoor nodig?

Al deze vragen vergen enig denkwerk omdat het om iets nieuws gaat. Het volstaat niet om gewoon een voorstel in te dienen, er moet ook worden nagedacht over de toekomstige realisering ervan.

Werkprocessen onderzoeken, ze ter discussie stellen, nadenken over oplossingen en over concrete verbeteringsvoorstellen, is een challenge. Vaak werken we volgens diepgewortelde, en dus aanvaarde gewoonten.

De Agile board brengt de ambassadeurs bijeen om de ingediende Agile voorstellen te ontdekken en te bestuderen.

De voorstellen zijn talrijk en constructief. Er zijn er ondertussen al meer dan honderd, wat aangeeft dat er heel wat enthousiasme en belangstelling is.

En de voorstellen blijven maar toestromen!

Hoe kan Agile werken volgens jou de zelfstandigen helpen?

Het RSVZ wil zo goed mogelijk de verwachtingen inlossen van zijn klanten, de zelfstandigen.

In onze snelle en constant veranderende wereld kan enkel een efficiënt werkend team deze missie optimaal vervullen.

Wat is er veranderd in jouw manier van werken sinds Agile werken op het RSVZ werd ingevoerd?

Ik ben me er bewuster van geworden dat onze wereld zeer snel en op alle niveaus aan het veranderen is. Ik doe mijn best om zowel privé als professioneel een brede, open geest te behouden bij de opeenvolgende veranderingen, en vooral om er op mijn ritme mee om te gaan.

Het is constructief om te beseffen dat de organisatiecultuur van het RSVZ in volle beweging is en dat veranderingen worden aangemoedigd.

Jean-Louis Elias

Dossierbeheerder, dienst Pensioenen, Gewestelijk kantoor Malmedy

Wat is jouw rol als Agile ambassadeur?

Mijn rol als Agile ambassadeur bestaat erin om samen te komen met mijn collega's en onze werkmethodes te bespreken, zodat we er het beste kunnen uithalen. We combineren de efficiëntste manieren van werken om sneller te kunnen werken.

Hoe kan Agile werken volgens jou de zelfstandigen helpen?

Een efficiënte werkmethode leidt tot een snelle verwerking van de dossiers. Door open te staan voor dialoog en informatie met collega’s te delen, is het gemakkelijker om de burger zo goed mogelijk te informeren over zijn situatie. Hoe sneller, duidelijker en nauwkeuriger we dit doen, hoe tevredener de burger zal zijn over onze dienstverlening.

Wat is er veranderd in jouw manier van werken sinds Agile werken op het RSVZ werd ingevoerd?

Ik kon dankzij Agile werken informatie inwinnen over de werkmethodes van andere collega's en zelfs van andere diensten. Door daar het beste uit te halen, kon ik mijn eigen werkmethodes verbeteren.

Eric Denys

Dienstleider, Gewestelijk kantoor Brugge

Wat is jouw rol als Agile ambassadeur?

Samen met het team dat het originele voorstel formuleerde, probeer ik dat te verfijnen en bijkomend te motiveren. Op deze manier wordt het voorstel concreter, kan het in de praktijk geoptimaliseerd worden en wordt het team intenser betrokken.

Als ambassadeur probeer je het team te stimuleren om aandacht te blijven hebben voor nieuwe voorstellen en probeer je hen daarin te coachen en te ondersteunen.

Hoe kan Agile werken volgens jou de zelfstandigen helpen?

Een van de doelstellingen is om tot vlotte en snelle werkprocessen te komen om de vraag of het dossier van de zelfstandige sneller te behandelen. Op zich is dit al een voordeel voor de zelfstandige.

Een ander belangrijk deel van de huidige Agile voorstellen richt zich op formulieren vereenvoudigen en meer formulieren digitaal toegankelijk maken. Ook dit maakt het voor de zelfstandige eenvoudiger om met het RSVZ in contact te komen.

Wat is er veranderd in jouw manier van werken sinds Agile werken op het RSVZ werd ingevoerd?

De ambassadeurs hebben pas in het najaar 2019 effectief hun rol opgenomen, waardoor de rol van ambassadeur nog voortdurend evolueert. Ik stel wel vast dat ik in mijn dagdagelijkse activiteiten veel meer en sneller zaken in vraag stel en mij afvraag of iets echt noodzakelijk is en hoe het eenvoudiger en efficiënter kan. Ik praat daar ook veel meer over dan vroeger met collega's waardoor we met z'n allen vaak meer inzicht krijgen in werkwijzen en procedures. Alleen dat al is voor iedereen een verrijking.

Een ontmoeting met 3 Agile ambassadeurs